Datenschutzerklärung für Bewerbungen

Zuletzt geändert am 3. November 2022

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Avaloq Group AG und die Tochterunternehmen Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten können, wenn Sie sich für einen Job bei Avaloq bewerben.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ändern und werden alle entsprechenden Updates auf dieser Website veröffentlichen.

1. VERANTWORTLICHE PARTEI FÜR DIESEN SERVICE

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir personenbezogene Daten erheben, was wir mit diesen tun, für welche Zwecke und auf welcher Grundlage dies geschieht und Ihre damit verbundenen Rechte und Ansprüche. Die Bezeichnungen «wir», «uns» und «unser» beziehen sich auf die Organisation von Avaloq, mit der Sie interagieren, beispielsweise die Stelle, die für den Service zuständig ist, den Sie nutzen.

2. UNTERAUFTRAGSVERARBEITER

In Anlage 1 finden Sie eine Liste unserer Unterauftragsverarbeiter.

3. BESCHREIBUNG DES ANGEBOTENEN SERVICES

Der einfachste Weg, um sich für einen Job zu bewerben, ist eine direkte Bewerbung auf eine Stelle, die auf unserem Karriereportal ausgeschrieben ist. Dort können Sie Ihre Daten in dem speziell für die ausgeschriebene Stelle erstellten Kandidatenprofil eingeben. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, uns die Daten über die Verbindung zu einem sozialen Netzwerk, durch manuelle Eingabe und/oder über die «CV Parsing» Software zukommen zu lassen (hierbei werden Daten aus Ihrem Lebenslauf automatisch ausgelesen und an unser Karriereportal übermittelt). Wenn Sie sich auf eine von uns ausgeschriebene offene Stelle bewerben, gelten die Bestimmungen aus dieser Datenschutzerklärung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Die Bewerberdaten werden vertraulich und in strikter Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen behandelt.  

Um Ihre Bewerbung einzureichen, müssen Sie ein Konto erstellen und dort einen persönlichen Benutzernamen und ein Passwort eingeben. Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Daten benötigen wir, um Ihre Bewerbung auf eine offene Stelle berücksichtigen zu können. Um Ihre Bewerberdaten noch besser an die Anforderungen der entsprechenden offenen Stelle anzupassen, können Sie über optionale Felder weitere personenbezogene Daten eingeben oder uns einen Link zu Ihrem Online-Profil nennen, falls dieses weitere relevante Informationen für Ihre Bewerbung enthält. 

4. BEARBEITUNG IHRES PROFILS

Sie können Ihr Profil jederzeit selbst bearbeiten oder löschen. Hier können Sie auf Ihr persönliches Profil zugreifen.

5. DEFINITION PERSONENBEZOGENE DATEN

Personenbezogene Daten bezeichnen alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum oder E-Mail-Adresse).

6. PERSONENBEZOGENE DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT IHRER BEWERBUNG

Wir können unter anderem folgende personenbezogene Daten erfassen und verarbeiten, wenn Sie eine Bewerbung bei uns einreichen:

• ihren Namen und Ihre Kontaktdetails (z. B. Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Stadt und PLZ, Wohnsitzland, Nationalität);
• ihre Kontodetails (wie Benutzername und Passwort);
• Daten aus Ihrem Lebenslauf (z. B. Qualifikationen, Erfahrungen, Informationen zu Ihrem beruflichen Werdegang, Ihren Kompetenzen und Berufserfahrungen);
• ihre Kontaktdaten, wenn Sie uns kontaktieren;
• Unternehmensdaten bei internen Bewerbungen (z. B. E-Mail-Adresse);
• Videoaufzeichnungen im Auswahlverfahren mit WePow;
• Traffic-Daten (wie Ihre Internetnutzung); und
• Daten über Ihre Nutzung unseres Services.

Wenn Sie weitere Informationen bereitstellen möchten, um Ihre Bewerbung noch besser an die Anforderungen der im Rahmen des Services ausgeschriebenen Stellen anzupassen, können wir zusätzliche personenbezogene Daten erfassen.

7. PERSONENBEZOGENE DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT UNSERER EINSTELLUNGSENTSCHEIDUNG

Wir können einstellungsrelevante personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, um Ihre Qualifikation für das Arbeitsverhältnis zu beurteilen und eine Einstellungsentscheidung zu treffen. Dies umfasst die Prüfung Ihrer Kompetenzen, Qualifikationen und Ihres Backgrounds für eine spezifische Position, die Überprüfung der von Ihnen bereitgestellten Informationen, das Ausführen von Referenz- und Backgroundchecks (wo zutreffend und gesetzlich zulässig) und das generelle Management des Einstellungsprozesses und der Kommunikation mit Ihnen.

8. RECHTLICHE GRUNDLAGEN FÜR DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt während der Bereitstellung des Services insbesondere für den Zweck der Vorbereitung auf ein Beschäftigungsverhältnis mit uns.  

Wir berufen uns auch auf unser berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage, auf der wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und bearbeiten. Unser berechtigtes Interesse ist die Einstellung von Personal für unsere Geschäftszwecke.  

Die Besetzung von Positionen in unternehmenssensiblen Bereichen erfordert gegebenenfalls einen weitergehenden Backgroundcheck. Unsere Backgroundchecks werden in Übereinstimmung mit geltenden Gesetzen und Vorschriften durchgeführt. Die Kopien Ihres Strafregisterauszugs und Betreibungsregisterauszugs (wo zutreffend) werden entsprechend geprüft und in dem Land aufbewahrt, in dem Sie sich für eine Stelle bewerben.  

Wenn Sie als Mitglied unseres Talentpools eingeladen werden, haben Sie die Möglichkeit, die von Ihnen eingegebenen Daten, einschliesslich aller Bewerbungen im betreffenden Land für alle Mitglieder des Recruiting-Teams, auch innerhalb der Region, zu veröffentlichen. Als Mitglied des Talentpools stimmen Sie zu, dass wir Sie über interessante offene Stellen und Veranstaltungen informieren dürfen. 

9. EMPFÄNGER UND ZWECKE DER VERARBEITUNG

Nur die im Bewerbungsprozess involvierten Personen (z. B. direkte Vorgesetzte und Mitarbeitende der Recruiting-Abteilung, HR-Mitarbeitende und deren Vertreter*innen) haben innerhalb der Rechtseinheit unseres Unternehmens, bei der Sie sich beworben haben, zu den oben genannten Zwecken Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.

Wir werden personenbezogene Daten nur für Recruiting- und Einstellungszwecke erheben.

Wir verwenden die Sie betreffenden Daten wie folgt:

• um Ihre Bewerbung für eine Position, auf die Sie sich beworben haben, zu berücksichtigen;
• um Ihre Bewerbung im Hinblick auf andere Positionen zu berücksichtigen;
• um mit Ihnen bezüglich des Bewerbungsprozesses zu kommunizieren;
• um Ihre Kompetenzen, Qualifikationen und Ihren Background für eine spezifische Position zu beurteilen; und
• um unseren Service zu verbessern.

Bei erfolgreicher Bewerbung werden Ihre Daten von unserem Bewerbungssystem an unsere HR-Verwaltungssysteme übermittelt. Dabei kann es vorkommen, dass Ihre Daten an andere Rechtseinheiten innerhalb unseres Unternehmens übermittelt und anschliessend als Mitarbeiterdaten verarbeitet werden. Ein Austausch Ihrer personenbezogenen Daten mit anderen Rechtseinheiten innerhalb unseres Unternehmens findet insbesondere statt, um die Verträge zu erfüllen und aus unserem berechtigten Interesse, die internen Arbeitsabläufe zu organisieren.

10. LÖSCHEN UND AUFBEWAHREN VON DATEN

Die Nutzung des Services oder des Bewerbungsprozesses kann durch uns oder Sie jederzeit abgebrochen werden.  

Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb von sechs (6) Monaten nach Besetzung der Stelle, auf die Sie sich beworben haben, komplett und dauerhaft gelöscht, sofern Sie nicht einer längeren Aufbewahrungsfrist zugestimmt haben. Wenn Sie einer längeren Aufbewahrungsfrist zugestimmt haben, werden Ihre Daten innerhalb von vierundzwanzig (24) Monaten nach Einreichung der Daten gelöscht. Alternativ können Sie die Login-Website besuchen und Ihr Profil (im Untermenü «Einstellungen») löschen oder die Löschung unter dataprotection@avaloq.com beantragen. Ihre Daten werden gemäss unserer Löschpraxis gelöscht. Alle personenbezogenen Daten des Services werden unverzüglich gelöscht. Bei der Löschung werden Ihre Daten anonymisiert und nicht identifizierbar gemacht.  

Personenbezogene Daten, die von uns aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, werden in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen blockiert. 

11. COOKIES

Informationen zu verwendeten Cookies und ihren Funktionen werden über das Bewerbungssystem direkt zur Verfügung gestellt.

12. DATENSICHERHEIT

Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, setzen wir eine Vielzahl von technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen ein, einschliesslich Verschlüsselung.  

Ihre personenbezogenen Daten werden über eine sichere Verbindung mit modernsten Verschlüsselungsmethoden übermittelt und in sicheren Netzwerken gespeichert. Nur eine begrenzte Anzahl an Personen, die über spezielle Zugriffsrechte für die entsprechenden Systeme verfügen, haben Zugriff auf Ihre Daten.  

Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf Personen, für die eine echte unternehmerische Notwendigkeit dafür besteht, diese zu kennen. Die Personen, die Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, tun dies im Einklang mit ihrer Berechtigung und unterliegen der Verschwiegenheitspflicht. 

13. INTERNATIONALE DATENÜBERMITTLUNG

Die personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit diesem Service erheben oder verarbeiten, werden in Deutschland gespeichert.  

Einige der Empfänger, mit denen wir Ihre personenbezogenen Daten teilen, können sich in anderen Ländern als dem Land befinden, in dem Ihre personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben wurden. Es kann sein, dass die Gesetze in diesen Ländern nicht denselben Standard an Datenschutz bieten, wie dies in dem Land der Fall ist, in dem Sie Ihre Daten ursprünglich zur Verfügung gestellt haben. Auch wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger*innen in anderen Ländern übermitteln, schützen wir diese wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben und in Übereinstimmung mit geltendem Recht.  

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht verkaufen, vermieten oder mit ihnen handeln. 

14. IHRE RECHTE

Sie haben in dem nach geltendem Recht erforderlichen Umfang und vorbehaltlich gesetzlicher Beschränkungen das Recht:
(i) auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen; 
(ii) fehlerhafte Daten berichtigen oder entfernen zu lassen; 
(iii) auf die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten; 
(iv) die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten einzuschränken; 
(v) eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen; 
(vi) der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus besonderen berechtigten Gründen, die sich aus Ihrer Situation ergeben, zu widersprechen.

Wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an die unten angegebene Datenschutz-E-Mail-Adresse mit folgenden Angaben:

• ausreichend Informationen, um Sie zu identifizieren;
• einem Identitätsnachweis und einer Adresse; und
• Informationen dazu, worauf sich Ihre Anfrage bezieht.

15. FEEDBACK

Wenn Sie uns Feedback geben möchten oder Fragen oder Anliegen haben, oder wenn Sie Gebrauch von Ihren Rechten in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten machen möchten, kontaktieren Sie bitte unsere*n Datenschutzbeauftragte*n unter dataprotection@avaloq.com.

Anlage 1: Unterauftragsverarbeiter