Déclaration de confidentialité applicable aux candidatures

Dernière modification le 3 novembre 2022

La présente déclaration de confidentialité décrit la manière dont Avaloq Group SA et ses sociétés affiliées peuvent traiter vos données personnelles lorsque vous décidez de postuler à un emploi chez Avaloq. 

Nous pouvons modifier la présente déclaration de confidentialité. Le cas échéant, nous publierons toute mise à jour sur le présent site Web.

1. PARTIE RESPONSABLE DU PRÉSENT SERVICE

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons comment nous recueillons vos données personnelles, ce que nous en faisons, à quelles fins et sur quelle base légale. Nous décrivons également les droits et prétentions dont vous disposez à l’égard de vos données personnelles. Les termes «nous», «notre» et «nos» désignent l’entité Avaloq avec laquelle vous interagissez (par exemple, l’entité responsable de la gestion du service que vous utilisez).

2. SOUS-TRAITANTS

Vous trouverez la liste de nos sous-traitants dans l’annexe 1.

3. DESCRIPTION DU SERVICE

La manière la plus simple de postuler à un emploi est de soumettre une candidature directe à une offre publiée sur notre portail Carrières. Vous pouvez alors saisir vos données dans le profil de candidat créé spécialement pour l’offre publiée. Pour nous envoyer vos données par le biais du profil de candidat, vous pouvez vous connecter à un réseau social, saisir vos données à la main ou utiliser la fonctionnalité d’analyse de CV (L’analyse de CV permet de transférer certaines données depuis votre CV vers notre portail Carrières). Si vous décidez de postuler à une offre d’emploi que nous avons publiée, les clauses de la présente déclaration de confidentialité s’appliqueront à notre traitement de vos données personnelles. Nous traitons vos données de candidature en toute confidentialité et dans le strict respect des dispositions légales applicables. 

Pour soumettre votre candidature à une offre, vous devez créer un compte en saisissant un nom et un mot de passe personnels. Les informations signalées par un astérisque nous sont nécessaires pour étudier votre candidature à une offre d’emploi à laquelle vous avez postulé. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir d’autres données personnelles dans les champs facultatifs afin de mieux adapter vos données de candidature à l’offre d’emploi concernée. Vous pouvez également nous fournir un lien vers l’un de vos profils en ligne si celui-ci est pertinent pour votre candidature.

4. LIBRE-SERVICE

Vous pouvez modifier ou effacer votre profil à tout moment et en toute autonomie. Vous pouvez accéder à votre profil en cliquant ici.

5. DÉFINITION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles sont toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable (par exemple un nom, une adresse, un numéro de téléphone, une date de naissance ou une adresse e-mail).

6. DONNÉES PERSONNELLES RELATIVES À VOTRE CANDIDATURE À UNE OFFRE

Nous pouvons obtenir et traiter des données personnelles lorsque vous soumettez votre candidature à une offre, y compris:

• Votre nom et vos coordonnées (par exemple le titre, le prénom et le nom de famille, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, la ville et le code postal, le pays de résidence, la nationalité);
• Les informations relatives à votre compte (telles que votre nom d’utilisatrice/-teur et votre mot de passe);
• Les données de votre CV (par exemple les qualifications, l’expérience, les informations relatives à votre historique professionnel, à vos compétences et à votre expérience);
• Vos coordonnées de correspondance, si vous nous contactez;
• Des données organisationnelles, en cas de candidature interne (par exemple l’adresse e-mail);
• Tout enregistrement vidéo réalisé à l’aide de WePow au cours du processus de sélection;
• Des données relatives au trafic (telles que votre utilisation d’Internet); et
• Des informations sur votre utilisation du service.

Nous pouvons recueillir des données personnelles supplémentaires dans le cas où vous souhaitez fournir de plus amples informations afin de mieux adapter vos données de candidature aux offres d’emploi publiées sur le service.

7. DONNÉES PERSONNELLES RELATIVES À NOTRE DÉCISION D’EMBAUCHE

Nous pouvons obtenir et traiter des données personnelles relatives à l’embauche afin de déterminer si vous disposez des qualifications requises pour le poste et de prendre une décision d’embauche. Ainsi, nous pouvons notamment traiter lesdites données pour évaluer vos compétences, vos qualifications et votre parcours au regard d’une fonction précise, pour vérifier vos informations, vos références et vos antécédents (lorsque la vérification est nécessaire et légale) et, de façon générale, pour gérer le processus de recrutement et communiquer avec vous à son sujet.

8. BASES LÉGALES DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous traitons vos données personnelles à votre demande lors de l’utilisation du service, notamment en vue d’établir une relation de travail avec vous.  

Notre intérêt légitime constitue également la base légale de notre collecte et de notre utilisation de vos données personnelles. Nous avons en effet un intérêt légitime à recruter du personnel aux fins de notre activité.  

Lorsque nous cherchons à pourvoir des postes particulièrement sensibles, nous pouvons être amenés à procéder à une vérification des antécédents plus poussée. Nous procédons à cette vérification dans le respect des lois et règlements en vigueur. Le cas échéant, nous examinons vos extraits du casier judiciaire et du registre des poursuites en conséquence et les conservons dans le pays de l’emploi auquel vous avez postulé.  

Si vous devenez membre de l’un de nos viviers de talents (accessibles sur invitation), vous aurez la possibilité de publier les données que vous avez saisies (y compris toutes vos candidatures à des emplois dans le pays concerné) pour les mettre à la disposition de l’ensemble des membres de notre équipe de recrutement (et ce, dans l’ensemble de la région). Lorsque vous rejoignez un vivier de talents, vous consentez à recevoir des informations sur les postes à pourvoir et les événements intéressants. 

9. DESTINATAIRES ET FINALITÉS DU TRAITEMENT

Au sein de notre entité juridique auprès de laquelle vous avez postulé, seules les personnes qui participent au processus de recrutement (par exemple les responsables hiérarchiques, les services de recrutement, les ressources humaines, ainsi que les membres de leurs équipes et leurs représentantes et représentants) ont accès à vos données personnelles aux fins susmentionnées.  

Nous recueillons vos données personnelles à nos seules fins de recrutement et d’embauche.  

Nous utilisons les informations que nous détenons à votre sujet aux fins suivantes: 

• Pour étudier votre candidature au regard d’une fonction à laquelle vous avez postulé;
• Pour étudier votre candidature au regard d’autres fonctions;
• Pour communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement;
• Pour évaluer vos compétences, vos qualifications et votre parcours au regard d’une fonction précise; et
• Pour nous aider à améliorer notre service.

Si nous vous recrutons, nous transférerons vos données depuis notre système de gestion des candidatures vers nos systèmes d’administration des RH. Au cours de ce processus, vos données peuvent être transférées vers une entité juridique différente. Elles sont ensuite traitées en tant que données d’employés. Nous pouvons également partager vos données personnelles avec nos autres entités juridiques, en particulier à des fins contractuelles ou afin d’organiser nos flux de travail internes (intérêt légitime).

10. EFFACEMENT ET CONSERVATION DES DONNÉES

L’utilisation du service ou le processus de recrutement peuvent être interrompus à tout moment, par vous ou par nous.  

Une fois que nous aurons pourvu l’offre d’emploi à laquelle vous avez postulé, nous effacerons vos données personnelles en intégralité et de façon permanente dans un délai de six (6) mois, sauf si vous avez consenti à une durée de conservation plus longue. Si vous avez consenti à une durée de conservation plus longue, nous effacerons vos données en intégralité et de façon permanente dans un délai de vingt-quatre (24) mois à compter de leur soumission. Vous pouvez également vous connecter à notre site Web et supprimer votre profil (dans le sous-menu «options») ou soumettre une demande d’effacement de données par e-mail à l’adresse dataprotection@avaloq.com. Vos données seront effacées conformément à nos pratiques d’effacement. Toute donnée personnelle enregistrée dans le service sera effacée sans retard injustifié. Tout effacement anonymisera vos données et les rendra impossibles à identifier.  

Les données personnelles que nous sommes tenus de conserver pour des raisons d’ordre juridique seront bloquées conformément aux règlements applicables en matière de protection des données. 

11. COOKIES

Nous vous communiquons directement des informations sur les cookies utilisés et sur leur fonction dans le cadre du système de suivi des candidatures.

12. SÉCURITÉ DE L’INFORMATION

Pour préserver la sécurité de vos données personnelles, nous utilisons diverses mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris le chiffrement.

Vos données personnelles sont transmises au moyen d’une connexion sécurisée par les méthodes de chiffrement les plus avancées. Elles sont conservées sur des réseaux sécurisés et ne sont accessibles qu’à un nombre limité de personnes qui disposent de droits d’accès particuliers aux systèmes concernés.

Seules les personnes qui ont un réel besoin de les connaître en raison de leur fonction ont accès à vos données personnelles. Les personnes qui traitent vos informations le font uniquement de la manière autorisée et sont soumises à un devoir de discrétion.

13. TRANSFERTS DE DONNÉES INTERNATIONAUX

Les données personnelles que nous recueillons ou traitons dans le cadre du présent service sont conservées en Allemagne.  

Certains des destinataires auxquels nous communiquons vos données personnelles peuvent se trouver dans des pays différents de celui dans lequel nous avons recueilli vos données personnelles à l’origine. Il est possible que les lois de ces pays ne garantissent pas le même niveau de protection des données que le pays dans lequel vous nous avez fourni vos données à l’origine. Toutefois, lorsque nous transférons vos données personnelles à des destinataires qui se trouvent dans d’autres pays, nous protégeons ces données personnelles tel que décrit dans la présente déclaration de confidentialité et dans le respect du droit applicable.  

Nous ne vendons, louons ou échangeons aucune de vos données personnelles. 

14. VOS DROITS

Tel que l’exige le droit applicable et sous réserve des limitations légales, vous disposez des droits suivants:
i) accéder à vos données personnelles; 
ii) obtenir la correction ou la suppression des données inexactes; 
iii) obtenir l’effacement de vos données personnelles; 
iv) restreindre le traitement de vos données personnelles; 
v) introduire une réclamation auprès d’une autorité compétente chargée de la protection des données; 
vi) vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs légitimes et impérieux tenant à votre situation particulière.  

Si vous souhaitez faire valoir vos droits, veuillez contacter notre service de protection des données à l’adresse e-mail ci-dessous en mentionnant: 

• des informations suffisantes pour nous permettre de vous identifier;
• vos justificatifs d’identité et d’adresse; et
• les informations auxquelles se rapporte votre demande.

15. COMMENTAIRES

Si vous souhaitez nous faire part de vos commentaires, questions ou préoccupations, ou faire valoir vos droits à l’égard de vos données personnelles, veuillez contacter notre conseiller à la protection des données par e-mail à l’adresse: dataprotection@avaloq.com.

Annexe 1: Sous-traitants