Déclaration de confidentialité applicable aux candidatures

Révisée le 3 février 2025

La présente déclaration de confidentialité décrit la manière dont Avaloq Group SA et ses sociétés affiliées peuvent traiter vos données personnelles lorsque vous décidez de postuler à un emploi chez Avaloq. Outre la présente déclaration de confidentialité, nous pouvons vous informer séparément sur le traitement de vos données personnelles, par exemple via des formulaires de consentement spécifiques, des conditions générales, des déclarations de confidentialité supplémentaires, des formulaires et d’autres notifications propres à certaines candidatures.

La présente déclaration de confidentialité peut être mise à jour occasionnellement. Nous vous invitons par conséquent à en reprendre connaissance périodiquement pour rester au fait de notre traitement de vos données personnelles.

1. Qui sommes-nous?

Nous sommes Avaloq Group SA, une société suisse sise à Allmendstrasse 140, 8041 Zurich, Suisse. Les termes «nous», «notre» et «nos» se réfèrent à l’entité Avaloq avec laquelle vous interagissez (par exemple, l’entité responsable de la publication de l’offre d’emploi à laquelle vous avez postulé).

2. Comment obtenons-nous vos données personnelles?

Nous sommes susceptibles de collecter des données personnelles via notre portail Carrières, par e-mail, appel téléphonique, et tout autre moyen de communication. Le terme «données personnelles» désigne toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable.

Nous recueillons des données personnelles que vous choisissez délibérément de nous fournir lors de votre candidature.

3. Quels sont les types de données personnelles que nous pouvons obtenir?

Candidature et recrutement

Nous pouvons obtenir et traiter des données personnelles lorsque vous soumettez votre candidature à une offre, y compris:

• Votre nom et vos coordonnées (par exemple le titre, le prénom et le nom de famille, l’adresse e‑mail, le numéro de téléphone, la ville et le code postal, le pays de résidence, la nationalité);
• les informations relatives à votre compte (telles que votre nom d’utilisatrice/‑teur);
• les données de votre CV (par exemple les qualifications, l’expérience, les informations relatives à votre historique professionnel, à vos compétences et à votre expérience);
• vos réponses aux questions de l’offre (variables selon le poste auquel vous candidatez);
• vos coordonnées de correspondance, si vous nous contactez;
• le cas échéant, les images, et les enregistrements audio et/ou vidéo de votre entretien avec nous;
• le cas échéant, la transcription de votre entretien avec nous;
• le cas échéant, les résultats de votre évaluation (technique, comportementale, psychométrique et d’aptitude);
• des données relatives au trafic (telles que votre utilisation d’Internet);
• vos réponses aux questions relevant de la diversité et de l’inclusion, si vous avez choisi d’y répondre sur une base volontaire (les réponses sont systématiquement anonymisées); et
• les informations sur votre utilisation du portail Carrières.

Nous pouvons recueillir des données personnelles supplémentaires dans le cas où vous souhaitez fournir de plus amples informations afin de mieux adapter vos données de candidature aux offres d’emploi publiées sur le portail Carrières.

Procédure décisionnelle à l’embauche

Nous pouvons obtenir et traiter des données personnelles relatives à l’embauche afin de déterminer si vous disposez des qualifications requises pour le poste et de prendre une décision d’embauche. Ainsi, nous pouvons notamment traiter lesdites données pour évaluer vos compétences, vos qualifications et votre parcours au regard d’une fonction précise, pour vérifier vos informations, vos références et vos antécédents (lorsque la vérification est nécessaire et légale) et, de façon générale, pour gérer le processus de recrutement et communiquer avec vous à son sujet.

Nous pouvons également collecter d’autres types de données personnelles si le droit applicable l’exige, ou, le cas échéant, aux fins listées ci-dessous.

4. Quelles sont la finalité et les bases légales du traitement?

Recrutement et embauche

Nous recueillons vos données personnelles à nos seules fins de recrutement et d’embauche. Nous utilisons les informations que nous détenons à votre sujet aux fins suivantes:

• pour étudier votre candidature au regard d’une fonction à laquelle vous avez postulé;
• pour étudier votre candidature au regard d’autres fonctions;
• pour communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement et d’embauche;
• pour évaluer vos compétences, vos qualifications et votre parcours au regard d’une fonction précise;
• pour évaluer les informations anonymisées relevant de la diversité et de l’inclusion afin de donner des conseils sur l’amélioration des processus de recrutement, les meilleures pratiques et les tendances.

Nous traitons vos données personnelles à votre demande (consentement) lors de la candidature et de la procédure de recrutement et d’embauche, notamment en vue d’établir une relation de travail avec vous.

Notre intérêt légitime constitue également la base légale de notre collecte et de notre utilisation de vos données personnelles. Nous avons en effet un intérêt légitime à recruter ou embaucher du personnel aux fins de notre activité.

Lorsque nous cherchons à pourvoir des postes particulièrement sensibles, nous pouvons être amenés à procéder à une vérification des antécédents plus poussée. Nous procédons à cette vérification dans le respect des lois et règlements en vigueur. Le cas échéant, nous examinons vos extraits du casier judiciaire et du registre des poursuites en conséquence et les conservons dans le pays de l’emploi auquel vous avez postulé.

Si vous devenez membre de l’un de nos viviers de talents (accessibles sur invitation), vous aurez la possibilité de publier les données que vous avez saisies (y compris toutes vos candidatures à des emplois dans le pays concerné) pour les mettre à la disposition de l’ensemble des membres de notre équipe de recrutement (et ce, dans l’ensemble de la région). Lorsque vous rejoignez un vivier de talents, vous consentez à recevoir des informations sur les postes à pourvoir et les événements intéressants.

Respect des obligations juridiques

Nous sommes également susceptibles de procéder au traitement de vos données personnelles dans le cadre d’une coopération avec les autorités publiques et administratives, les tribunaux ou les autorités de surveillance, conformément à nos obligations réglementaires en vertu du droit applicable, dans la mesure où un traitement ou la divulgation de vos données personnelles sont nécessaires pour protéger nos droits ou au regard de notre intérêt légitime à nous prémunir de l’utilisation abusive ou frauduleuse de notre portail Carrières ou du processus de candidature, protéger les biens ou préserver la sécurité, engager les recours à notre disposition et limiter nos dommages-intérêts, nous conformer aux procédures judiciaires, aux ordonnances judiciaires ou aux procédures réglementaires et répondre aux demandes licites, ou à des fins d’audit.

5. Comment pouvons-nous stocker et partager vos données personnelles?

Seules les personnes impliquées dans la décision d’embauche (p. ex. les responsables opérationnels et les employés RH) peuvent accéder à vos données personnelles, y compris votre profil de candidat complet et vos documents aux fins mentionnées à l’article 4. En conséquence, vos données sont susceptibles d’être partagées avec une personne impliquée dans le processus d’embauche d’une entité juridique différente de celle où vous avez postulé.

Si nous vous recrutons, nous transférerons vos données depuis notre système de gestion des candidatures vers nos systèmes d’administration des RH. Au cours de ce processus, vos données peuvent être transférées vers une entité juridique différente. Elles sont ensuite traitées en tant que données d’employés. Nous pouvons également partager vos données personnelles avec nos autres entités juridiques, en particulier afin d’exécuter le contrat de travail ou d’organiser nos flux de travail internes (intérêt légitime).

Nous sommes également susceptibles de stocker les données personnelles que nous collectons ou que nous recevons et de les partager sur le principe du besoin d’en connaître («need-to-know») avec les parties suivantes:

1. les autres sociétés affiliées du groupe Avaloq (voir ici la liste des sociétés et sites du groupe Avaloq), de NEC (voir ici la liste des sociétés et sites du groupe NEC) ou leurs agents;
2. les prestataires tiers qui nous fournissent un service (voir Annexe 1 «Sous-traitants»);
3. les autorités publiques compétentes ou tout autre tiers (si la loi l’exige ou si un tel partage est jugé nécessaire pour protéger nos droits, nos biens et notre sécurité, ou les droits, les biens et la sécurité d’autrui).

Nous pouvons également transférer vos données personnelles dans le cas d’une cession ou d’un transfert de tout ou partie de notre activité, ou de nos actifs, sur le principe du besoin d’en connaître. Si une telle cession ou un tel transfert devait se produire, nous mettrons en œuvre des efforts raisonnables pour que le cessionnaire utilise les données personnelles que vous nous avez confiées de manière conforme au droit applicable et à la présente déclaration de confidentialité.

Nous ne vendons, louons ou échangeons aucune de vos données personnelles.

6. Comment transférons-nous des données en dehors de l’EEE?

Les données personnelles que nous recueillons ou traitons via le portail Carrières sont principalement conservées en Allemagne.

Certains des destinataires auxquels nous communiquons vos données personnelles peuvent se trouver dans des pays différents de celui dans lequel nous avons recueilli vos données personnelles à l’origine. Il est possible que les lois de ces pays ne garantissent pas le même niveau de protection des données que le pays dans lequel vous nous avez fourni vos données à l’origine. Les données personnelles collectées peuvent notamment être transférées à Singapour, aux Philippines, en Inde, au Japon, à Hong Kong et aux Etats-Unis.

Néanmoins, lorsque nous procédons au transfert de vos données personnelles à des destinataires situés dans d’autres pays, nous les protégeons de la manière décrite dans la présente déclaration de confidentialité, dans le respect du droit applicable et en imposant la signature des clauses contractuelles standard de la Commission européenne pour le transfert des données à caractère personnel à un sous-traitant situé hors du territoire suisse, du Royaume-Uni et de l’EEE, ou de tout autre mécanisme de transfert local équivalent.

7. Liens

Notre portail Carrières en ligne peut contenir des liens redirigeant vers des sites tiers. Nous ne saurions être tenus pour responsables du contenu ou des pratiques de ces sites en matière de protection des données. Faites preuve de vigilance lorsque vous quittez notre portail Carrières en ligne et consultez la déclaration de confidentialité de tout autre site qui collecterait des données personnelles. Vos droits en matière de protection des données et de confidentialité sur ces sites tiers seront régis par leurs pratiques respectives en matière de confidentialité.

8. Comment protégeons-nous les données personnelles?

Pour préserver la sécurité de vos données personnelles, nous utilisons diverses mesures de sécurité techniques et organisationnelles, comme le chiffrement, dans le cadre du recrutement et de l’embauche. Vos données personnelles sont transmises au moyen d’une connexion sécurisée par les méthodes de chiffrement les plus avancées. Elles sont conservées sur des réseaux sécurisés et ne sont accessibles qu’à un nombre limité de personnes qui disposent de droits d’accès particuliers aux systèmes concernés. Seules les personnes qui ont un réel besoin de les connaître en raison de leur fonction ont accès à vos données personnelles. Les personnes qui traitent vos informations le font uniquement de la manière autorisée et sont soumises à un devoir de discrétion.

Des mesures de sécurité appropriées sur le plan organisationnel, physique et technique sont également en place. Elles ont été conçues pour protéger vos données personnelles de toute destruction, perte, modification, divulgation accidentelles, illicites ou non autorisées et de tout accès accidentel, illicite ou non autorisé à celles-ci. Aux fins de la protection de vos données, nous avons notamment mis en œuvre des mesures de contrôle d’accès physiques adaptées afin d’empêcher toute personne non autorisée d’accéder aux systèmes de traitement des données responsables du traitement ou de l’utilisation des données personnelles. Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conçues pour prévenir toute utilisation des systèmes de traitement des données par toute personne non autorisée, ainsi que des mesures visant à donner une assurance que, d’une part, les personnes autorisées à utiliser un tel système ont un accès limité aux seules données concernées par leur autorisation, et que, d’autre part, il est impossible que lesdites données soient consultées, copiées, modifiées ou supprimées sans autorisation durant le traitement, ou après leur sauvegarde. Dès lors que la pseudonymisation des données est possible, nous y procédons. Cela signifie que le traitement des données a lieu de telle sorte que les données ne peuvent plus être reliées à une personne concernée sans avoir recours à des informations supplémentaires, sous réserve que lesdites informations supplémentaires soient conservées séparément et qu’elles respectent les mesures techniques et organisationnelles appropriées. Afin de sécuriser le contrôle des transferts, nous avons pris plusieurs mesures visant à donner une assurance qu’il est impossible pour les personnes non autorisées de lire, copier, modifier ou supprimer les données personnelles durant un envoi par voie électronique, ou encore lors du transport ou de l’enregistrement des données sur des supports mémoire. Ces mesures visent également à s’assurer qu’il est possible de vérifier et de déterminer à quelles entités les données personnelles doivent être transmises par l’intermédiaire d’équipements de transfert de données (par exemple l’utilisation d’un VPN, la tenue d’un journal des accès et récupérations, et le chiffrement des connexions). De surcroît, nous veillons à protéger les données personnelles de telle sorte qu’elles ne puissent pas être détruites ou perdues (par exemple la protection incendie, la sauvegarde des données, le stockage sécurisé des supports de mémoire, les antivirus, les systèmes RAID, la mise en miroir, etc.) et que nos systèmes puissent rapidement restaurer la disponibilité des données personnelles et l’accès à celles-ci si un incident devait se produire (physique ou technique). Cependant, en raison de l’exposition au risque inhérente à Internet, nous ne saurions garantir que les communications opérées entre vous et nous ou que les données personnelles enregistrées sont parfaitement sécurisées. Nous vous alerterons de toute fuite de données susceptibles d’entraîner des conséquences dommageables pour votre vie privée, conformément au droit applicable.

9. Combien de temps conservons-nous les données personnelles?

La procédure de candidature, de recrutement et d’embauche peut être interrompue à tout moment, par vous ou par nous.

Une fois que nous aurons pourvu l’offre d’emploi à laquelle vous avez postulé, nous effacerons vos données personnelles en intégralité et de façon permanente dans un délai de six (6) mois, sauf si vous avez consenti à une durée de conservation plus longue.  

Si vous avez consenti à une durée de conservation plus longue, nous effacerons vos données en intégralité et de façon permanente dans un délai de vingt-quatre (24) mois à compter de leur soumission.  

Les données personnelles des candidats/‑es embauchés seront complètement et définitivement effacées dans les douze (12) mois suivant l’attribution du poste vacant.  

Vous pouvez également vous connecter à notre site Web et supprimer votre profil (dans le sous-menu «options») ou soumettre une demande d’effacement de données par e‑mail à l’adresse dataprotection@avaloq.com. Vos données seront effacées conformément à nos pratiques d’effacement. Toute donnée personnelle enregistrée dans notre portail Carrières en ligne sera effacée sans retard injustifié. Tout effacement anonymisera vos données et les rendra impossibles à identifier.

Les données personnelles que nous sommes tenus de conserver pour des raisons d’ordre juridique seront conservées conformément aux lois et règlements applicables en matière de protection des données.

10. Quels sont vos droits?

Vous disposez des droits suivants au regard de vos données personnelles:

• le droit d’obtenir des informations, à intervalle régulier et sans frais, quant à l’éventuel traitement de vos données, et de recevoir les données personnelles traitées dans un format intelligible;
• le droit de demander que vos données personnelles soient corrigées, restreintes ou supprimées si elles sont inexactes ou non pertinentes, ou encore si elles ont expiré ou que le traitement dont elles font l’objet est réalisé de manière illicite;
• le droit de retirer votre consentement à tout moment;
• le droit de transférer vos données personnelles à un autre responsable du traitement, dans la mesure du possible;
• le droit de vous opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de vos données personnelles;
• le droit à la portabilité des données;
• le droit d’introduire une réclamation;
• le droit à des dommages-intérêts ou à une indemnisation.

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées ci-dessous. Une copie de votre carte d’identité ou une autre forme d’identification pourront vous être demandées. La réponse à votre demande vous parviendra dans les délais prescrits.

11. Comment nous contacter?

Si vous avez des commentaires ou des questions sur les informations contenues dans la présente déclaration de confidentialité, si vous souhaitez que nous mettions à jour vos données personnelles ou si vous voulez exercer l’un de vos droits, veuillez contacter notre conseillère/‑er à la protection des données par e‑mail à l’adresse dataprotection@avaloq.com.

12. Enfants

Avaloq reconnaît l’importance de protéger la vie privée des enfants, en particulier dans un environnement en ligne. Notre site Web n’est pas intentionnellement destiné aux personnes de moins de 13 ans. Avaloq a pour principe de ne jamais collecter ou conserver délibérément des informations sur des personnes de moins de 13 ans.