Datenschutzerklärung für Bewerbungen

Zuletzt geändert am 03. Februar 2025

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Avaloq Group AG und die Tochterunternehmen Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten können, wenn Sie sich für einen Job bei Avaloq bewerben. Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können wir Sie gesondert über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren, z. B. in speziellen Einverständniserklärungen, Geschäftsbedingungen, zusätzlichen Datenschutzerklärungen, Formularen und anderen Hinweisen in spezifischen Applikationen.

Wir können die vorliegende Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir empfehlen Ihnen daher, die vorliegende Datenschutzerklärung regelmässig durchzulesen, damit Sie darüber informiert sind, wie Avaloq Ihre Daten verarbeitet.

1. Wer wir sind

Wir, Avaloq Group AG, sind ein Schweizer Unternehmen mit eingetragenem Sitz in der Allmendstrasse 140, 8041 Zürich, Schweiz. Der Begriff «wir», «uns» oder «unser» bezeichnet die Avaloq-Einheit, mit der Sie interagieren, z.B. die Einheit, die das Stellenangebot veröffentlicht hat, auf das Sie sich beworben haben.

2. Wie wir personenbezogene Daten erheben

Wir können personenbezogene Daten von Ihnen über unser Online-Karriereportal, per E-Mail, Telefonanruf und/oder über andere Kommunikationsmittel erfassen und erheben. Personenbezogene Daten bezeichnen alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir erfassen personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens freiwillig zur Verfügung stellen.

3. Arten von personenbezogenen Daten, die wir erheben

Bewerbungs- und Rekrutierungsprozess

Wir können unter anderem folgende personenbezogene Daten erfassen und verarbeiten, wenn Sie eine Bewerbung bei uns einreichen:

• Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten (z. B. Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ort, Postleitzahl, Land des Wohnsitzes, Staatsangehörigkeit);
• Ihre Kontodetails (wie Benutzername);
• Daten aus Ihrem Lebenslauf (z. B. Qualifikationen, Erfahrungen, Informationen zu Ihrem beruflichen Werdegang, Ihren Kompetenzen und Berufserfahrungen);
• Ihre Antworten auf Bewerbungsfragen (je nach Stelle, für die Sie sich bewerben);
• Ihre Kontaktdaten, wenn Sie uns kontaktieren;
• gegebenenfalls Bilder, Ton- und/oder Videoaufnahmen Ihres Interviews mit uns;
• gegebenenfalls eine Abschrift Ihres Interviews mit uns;
• gegebenenfalls die Ergebnisse Ihrer Bewertungen (Fachwissen, Verhalten, Psychometrie und Eignung);
• Datenverkehr (z.B. Ihre Internetnutzung);
• Ihre Antworten auf Fragen zu Diversität und Inklusion, wenn Sie diese freiwillig beantworten (diese Antworten werden immer anonymisiert); und
• Daten über Ihre Nutzung unseres Karriereportals.

Zusätzliche personenbezogene Daten können erhoben werden, wenn Sie weitere Informationen bereitstellen möchten, um Ihre Bewerbungsdaten besser mit den in unserem Karriereportal aufgeführten Stellenangeboten abgleichen zu können.

Prozess der Einstellungsentscheidung

Wir können einstellungsrelevante personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, um Ihre Qualifikation für das Arbeitsverhältnis zu beurteilen und eine Einstellungsentscheidung zu treffen. Dies umfasst die Prüfung Ihrer Kompetenzen, Qualifikationen und Ihres Backgrounds für eine spezifische Position, die Überprüfung der von Ihnen bereitgestellten Informationen, das Ausführen von Referenz- und Hintergrundprüfungen (wo zutreffend und gesetzlich zulässig) und das generelle Management des Einstellungsprozesses und der Kommunikation mit Ihnen.

Wir können weitere Arten personenbezogener Daten erheben, wenn dies nach geltendem Recht oder aus den unten genannten Gründen erforderlich ist.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rekrutierung und Einstellung

Wir erheben personenbezogene Daten lediglich für Rekrutierungs- und Einstellungszwecke. Wir verwenden die Sie betreffenden Daten wie folgt:

• um Ihre Bewerbung für eine Position, auf die Sie sich beworben haben, zu berücksichtigen;
• um Ihre Bewerbung im Hinblick auf andere Positionen zu berücksichtigen;
• um mit Ihnen bezüglich des Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses zu kommunizieren;
• um Ihre Kompetenzen, Qualifikationen und Ihren Background für eine spezifische Position zu beurteilen;
• um anonymisierte Informationen über Diversität und Inklusion zu erheben zwecks Empfehlungen bezüglich Verbesserungen/Best Practices und Trends des Einstellungsprozesses.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Ihren Wunsch (Einwilligung) während des Bewerbungs-, Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses insbesondere für den Zweck der Vorbereitung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns.

Wir berufen uns auch auf unser berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage, auf der wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und bearbeiten. Unser berechtigtes Interesse ist die Rekrutierung und Einstellung von Personal für unsere Geschäftszwecke.

Die Besetzung von Positionen in unternehmenssensiblen Bereichen erfordert gegebenenfalls eine weitergehende Hintergrundprüfung. Unsere Hintergrundprüfungen werden in Übereinstimmung mit geltenden Gesetzen und Vorschriften durchgeführt. Die Kopien Ihrer Strafregisterauszüge und ggf. der Auszüge aus dem Schuldnerverzeichnis werden anschliessend entsprechend geprüft und in dem Land der Stelle, auf die Sie sich beworben haben, gespeichert.

Wenn Sie auf Einladung Mitglied in einem unserer Talentpools werden, haben Sie die Möglichkeit, Ihre von Ihnen eingegebenen Daten inklusive aller Stellenbewerbungen im jeweiligen Land für alle Teammitglieder des Recruiting-Teams zu veröffentlichen, auch überregional. Als Mitglied des Talentpools stimmen Sie zu, dass wir Sie über interessante offene Stellen und Veranstaltungen informieren dürfen.

Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten weiterverarbeiten, wenn wir mit öffentlichen und staatlichen Behörden, Gerichten oder Aufsichtsbehörden gemäss unseren rechtlichen Verpflichtungen nach geltendem Recht zusammenarbeiten, soweit dies die Verarbeitung oder Offenlegung personenbezogener Daten erfordert, um unsere Rechte zu schützen, oder soweit dies erforderlich ist für unser berechtigtes Interesse am Schutz vor unsachgemässer Nutzung oder Missbrauch unseres Karriereportals oder Bewerbungsprozesses, am Schutz von persönlichem Eigentum oder Sicherheit, an der Verfolgung uns zur Verfügung stehender Rechtsmittel und an der Begrenzung unseres Schadens, an der Einhaltung von Gerichtsverfahren, gerichtlichen Anordnungen oder rechtlichen Prozessen, an der Beantwortung rechtmässiger Anfragen oder zu Prüfungszwecken.

5. Speicherung und Weitergabe personenbezogener Daten

Nur die an der Einstellungsentscheidung beteiligten Personen (z. B. Vorgesetzte und Mitarbeitende der Personalabteilung) haben zu den in Abschnitt 4 genannten Zwecken Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten einschliesslich Ihres vollständigen Bewerberprofils und Ihrer Unterlagen. In diesem Zusammenhang können Ihre Daten an eine am Einstellungsverfahren beteiligte Person weitergegeben werden, die einer anderen Rechtseinheit angehört als derjenigen, bei der Sie sich beworben haben.

Bei erfolgreicher Bewerbung werden Ihre Daten von unserem Bewerbungssystem an unsere HR-Verwaltungssysteme übermittelt. Dabei kann es vorkommen, dass Ihre Daten an andere Rechtseinheiten innerhalb unseres Unternehmens übermittelt und anschliessend als Mitarbeiterdaten verarbeitet werden. Ein Austausch Ihrer personenbezogenen Daten mit anderen Rechtseinheiten innerhalb unseres Unternehmens findet insbesondere statt, um den Arbeitsvertrag zu erfüllen und aus unserem berechtigten Interesse, die internen Arbeitsabläufe zu organisieren.

Wir können die personenbezogenen Daten, die wir erheben und erhalten, weiter speichern und mit den nachstehenden Dritten teilen, sofern sie diese Daten kennen müssen (Need-to-know-Basis):

1. Andere Tochterunternehmen von Avaloq Group AG (eine Liste der Unternehmen und Standorte der Avaloq Gruppe finden Sie hier), NEC (eine Liste der Unternehmen und Standorte der NEC Gruppe finden Sie hier) oder deren Vertreter;
2. Drittanbieter, die Dienstleistungen für uns erbringen (siehe Anlage 1 «Unterauftragsverarbeiter»);
3. zuständige Behörden oder andere Dritte (wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder vernünftigerweise notwendig ist, um die Rechte, das Eigentum und die Sicherheit von uns oder anderen zu schützen).

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch in dem Fall nach dem Need-to-know-Grundsatz weitergeben, dass wir unser Unternehmen oder unsere Vermögenswerte ganz oder teilweise veräussern oder übertragen. Im Falle einer solchen Veräusserung oder Übertragung werden wir angemessene Anstrengungen unternehmen, den Übernehmenden anzuweisen, die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, im Einklang mit geltendem Recht und der vorliegenden Datenschutzerklärung zu verarbeiten.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht verkaufen, vermieten oder mit ihnen handeln.

6. Übertragung von Daten ausserhalb des EWR

Die personenbezogenen Daten, die wir über das Online-Karriereportal erheben oder verarbeiten, werden hauptsächlich in Deutschland gespeichert.

Einige der Empfänger, mit denen wir Ihre personenbezogenen Daten teilen, können sich in anderen Ländern als dem Land befinden, in dem Ihre personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben wurden. Es kann sein, dass die Gesetze in diesen Ländern nicht denselben Standard an Datenschutz bieten, wie dies in dem Land der Fall ist, in dem Sie Ihre Daten ursprünglich zur Verfügung gestellt haben. Personenbezogene Daten können unter anderem nach Singapur, auf die Philippinen, nach Indien, Japan, Hongkong und in die USA übermittelt werden.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten jedoch an Empfänger in anderen Ländern übermitteln, schützen wir Ihre personenbezogenen Daten wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben und im Einklang mit geltendem Recht, etwa durch Annahme der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission für die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Auftragsverarbeiter, der ausserhalb der Schweiz, des Vereinigten Königreichs und des EWR ansässig ist und/oder gleichwertige lokale Übermittlungsverfahren.

7. Links

Unser Online-Karriereportal kann Links zu anderen Websites enthalten. Wir sind nicht verantwortlich für den Inhalt oder die Datenschutzpraktiken dieser anderen Websites. Achten Sie darauf, wenn Sie unser Online-Karriereportal verlassen, und lesen Sie die Datenschutzhinweise jeder anderen Website, die personenbezogene Daten erhebt. Ihre Rechte zum Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre auf Webseiten Dritter unterliegen den jeweiligen Datenschutzbestimmungen.

8. Schutz von personenbezogenen Daten

Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, setzen wir im Rahmen unseres Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses eine Vielzahl von technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen ein, einschliesslich Verschlüsselung. Ihre personenbezogenen Daten werden über eine sichere Verbindung mit modernen Verschlüsselungsmethoden innerhalb gesicherter Netzwerke übermittelt und nur einer begrenzten Anzahl von Personen zugänglich gemacht, die besondere Zugriffsrechte für diese Systeme besitzen. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf Personen, für die eine echte unternehmerische Notwendigkeit dafür besteht, diese zu kennen. Die Personen, die Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, tun dies im Einklang mit ihrer Berechtigung und unterliegen der Verschwiegenheitspflicht.

Wir führen ausserdem angemessene organisatorische, physische und technische Sicherheitsmassnahmen durch, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter, widerrechtlicher oder unberechtigter Beschädigung, Änderung, Offenlegung oder Nutzung oder vor unbeabsichtigtem, widerrechtlichem oder unberechtigtem Verlust oder Zugriff zu schützen. Um Ihre Daten zu schützen, haben wir u.a. Massnahmen für eine physische Zugangskontrolle implementiert, die einen Zugriff auf Systeme, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder verwendet werden, durch unberechtigte Personen zu verhindern. Wir haben technische und organisatorische Massnahmen implementiert, um zu verhindern, dass die Datenverarbeitungssysteme durch unberechtigte Personen genutzt werden, und weitere Massnahmen eingeführt, um zu gewährleisten, dass die Personen, die zur Nutzung der Datenverarbeitungssysteme berechtigt sind, nur auf Daten zugreifen können, für die sie eine Genehmigung haben, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Verwendung und nach der Speicherung ohne Genehmigung nicht gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Wenn möglich, pseudonymisieren wir personenbezogene Daten, d. h. die personenbezogenen Daten werden so verarbeitet, dass sie ohne zusätzliche Informationen keinem bestimmten Datensubjekt mehr zugeordnet werden können, unter der Voraussetzung, dass diese zusätzlichen Informationen separat aufbewahrt werden und angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen unterliegen. Um eine Kontrolle des Datentransfers sicherzustellen, haben wir verschiedene Massnahmen ergriffen, die gewährleisten, dass unberechtigte Personen während der elektronischen Übermittlung oder während des Transports oder bei der Speicherung auf Datenmedien personenbezogene Daten nicht lesen, kopieren, abändern oder entfernen können, und dass es möglich ist, zu überprüfen und festzustellen, an welche Stellen personenbezogene Daten mit Datenübertragungsgeräten übertragen werden sollen – zum Beispiel durch die Verwendung von VPN, die Protokollierung von Zugriffen und Abrufen sowie durch die Bereitstellung von verschlüsselten Verbindungen. Darüber hinaus stellen wir sicher, dass personenbezogene Daten vor unbeabsichtigter Beschädigung oder Verlust geschützt sind (z. B. Brandschutz, Daten-Backups, sichere Aufbewahrung von Datenmedien, Virusschutz, RAID-Systeme, Plattenspiegelung etc.) und dass unsere Systeme in der Lage sind, die Verfügbarkeit von und den Zugriff auf personenbezogene Daten im Falle eines physischen oder technischen Vorfalls innerhalb kurzer Zeit wiederherzustellen. Aufgrund der offenen Natur des Internets können wir jedoch nicht garantieren, dass die Kommunikation zwischen Ihnen und uns oder die gespeicherten personenbezogenen Daten absolut sicher sind. Wir werden Sie über jede Datenschutzverletzung, die sich ungünstig auf Ihre Privatsphäre auswirken könnte, nach geltendem Recht in Kenntnis setzen.

9. Wie lange wir personenbezogene Daten speichern

Der Bewerbungs-, Rekrutierungs- und Einstellungsprozess kann von uns oder von Ihnen jederzeit abgebrochen werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb von sechs (6) Monaten nach Besetzung der Stelle, auf die Sie sich beworben haben, komplett und dauerhaft gelöscht, sofern Sie nicht einer längeren Aufbewahrungsfrist zugestimmt haben.  

Falls Sie einer längeren Aufbewahrungsfrist zugestimmt haben, werden Ihre Daten innert vierundzwanzig (24) Monaten nach Ihrer Dateneinreichung vollständig und dauerhaft gelöscht.  

Die personenbezogenen Daten von eingestellten Bewerbern werden innerhalb von zwölf (12) Monaten nach Besetzung der Stelle vollständig und dauerhaft gelöscht.  

Alternativ können Sie die Login-Website besuchen und Ihr Profil (im Untermenü «Einstellungen») löschen oder die Löschung unter dataprotection@avaloq.com beantragen. Ihre Daten werden gemäss unserer Löschpraxis gelöscht. Alle personenbezogenen Daten in unserem Online-Karriereportal werden unverzüglich gelöscht. Bei der Löschung werden Ihre Daten anonymisiert und nicht identifizierbar gemacht.

Personenbezogene Daten, die wir aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen, werden in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen und -bestimmungen aufbewahrt.

10. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• das Recht, in angemessenen Abständen und unentgeltlich darüber informiert zu werden, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und personenbezogene Daten, die verarbeitet werden, in verständlicher Form zu erhalten;
• das Recht, Ihre personenbezogenen Daten berichtigen, blockieren oder löschen zu lassen, wenn diese fehlerhaft, unvollständig, unzutreffend, irrelevant oder veraltet sind oder unrechtmässig verarbeitet werden;
• das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen;
• das Recht, Ihre personenbezogenen Daten soweit dies möglich ist an einen anderen Datenverantwortlichen zu übertragen;
• das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus berechtigtem Grund zu widersprechen;
• das Recht auf Datenübertragbarkeit;
• das Recht auf Beschwerde und
• das Recht auf Schadenersatz.

Wenn Sie diese Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die nachstehend aufgeführten Kontaktmöglichkeiten. Eventuell bitten wir Sie um die Vorlage Ihrer Identitätskarte oder eines anderen Identitätsnachweises. Wir werden Ihrer Anfrage innerhalb der geltenden gesetzlichen Frist nachkommen.

11. How to contact us

If you have any comments or inquiries about the information in this privacy notice, if you would like us to update your personal data, or if you want to exercise your rights, please contact our Data Protection Officer by email at dataprotection@avaloq.com.

12. Kinder

Avaloq ist sich bewusst, wie wichtig der Schutz der Privatsphäre von Kindern ist, insbesondere in einer Online-Umgebung. Unsere Website ist nicht absichtlich für Kinder unter 13 Jahren ausgelegt oder an diese gerichtet. Avaloq sammelt oder speichert niemals wissentlich Informationen über Personen unter 13 Jahren.