Datenschutzerklärung für Bewerbende

Zuletzt geändert am 15. Januar 2026

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die Avaloq Group AG und ihre Tochterunternehmen Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten können, wenn Sie sich für eine Arbeitsstelle bei Avaloq bewerben. Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können wir Sie gesondert über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren, z. B. in speziellen Einverständniserklärungen, Geschäftsbedingungen, zusätzlichen Datenschutzerklärungen, Formularen und anderen Hinweisen in spezifischen Applikationen.

Wir können die vorliegende Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir empfehlen Ihnen daher, die vorliegende Datenschutzerklärung regelmässig durchzulesen, damit Sie darüber informiert sind, wie Avaloq Ihre Daten verarbeitet.

1. Wer wir sind

Wir, die Avaloq Group AG, sind ein Schweizer Unternehmen mit eingetragenem Sitz an der Allmendstrasse 140, 8041 Zürich, Schweiz. Der Begriff «wir», «uns» oder «unser» bezieht sich auf die Avaloq-Einheit, mit der Sie interagieren, z. B. jene, die das Stellenangebot veröffentlicht hat, für das Sie sich beworben haben.

2. Wie wir personenbezogene Daten erheben

Wir können personenbezogene Daten von Ihnen über unser Online-Karriereportal, per E-Mail, telefonisch und/oder über andere Kommunikationskanäle erheben oder erhalten. Personenbezogene Daten umfassen alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir erheben personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens freiwillig zur Verfügung stellen.

3. Arten von personenbezogenen Daten, die wir erheben können

Bewerbungs- und Rekrutierungsprozess

Wir können unter anderem folgende personenbezogene Daten erfassen und verarbeiten, wenn Sie eine Bewerbung bei uns einreichen:

• Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten (z. B. Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl, Wohnort, Land des Wohnsitzes, Staatsangehörigkeit);
• Links zu Ihren Social-Media-Konten (z. B. LinkedIn, Facebook usw.);
• Ihre Kontodaten (z. B. Benutzername);
• Daten aus Ihrem Lebenslauf (z. B. Qualifikationen, beruflicher Werdegang, Fähigkeiten und Erfahrungen);
• Ihre Antworten auf Bewerbungsfragen (je nach Stelle, für die Sie sich bewerben);
• Angaben aus Ihrer Korrespondenz mit uns;
• gegebenenfalls Bild-, Ton- und/oder Videoaufnahmen Ihres Interviews mit uns;
• gegebenenfalls Abschriften Ihres Interviews;
• gegebenenfalls Ergebnisse Ihrer Bewertungen (fachlich, verhaltensbezogen, psychometrisch oder hinsichtlich der Eignung);
• Nutzungsdaten (z. B. Ihre Internetnutzung);
• Ihre Antworten auf Fragen zu Diversität und Inklusion, wenn Sie diese freiwillig beantworten (stets anonymisiert); und
• Informationen über Ihre Nutzung unseres Karriereportals.

Zusätzliche personenbezogene Daten können erhoben werden, wenn Sie weitere Informationen bereitstellen, um Ihre Bewerbungsdaten besser mit den auf unserem Karriereportal aufgeführten Stellenangeboten abzugleichen.

Prozess der Einstellungsentscheidung

Wir können einstellungsrelevante personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, um Ihre Qualifikation für das Arbeitsverhältnis zu beurteilen und eine Einstellungsentscheidung zu treffen. Dies umfasst die Bewertung Ihrer Kompetenzen, Qualifikationen und Ihres beruflichen Hintergrunds für eine bestimmte Position, die Überprüfung der von Ihnen bereitgestellten Informationen, die Durchführung von Referenz- und Hintergrundprüfungen (wo zutreffend und gesetzlich zulässig) sowie das generelle Management des Einstellungsprozesses und die Kommunikation mit Ihnen.

Wir können weitere Arten personenbezogener Daten erheben, wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist oder wenn dies für die nachstehenden Zwecke notwendig ist.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rekrutierung und Einstellung

Wir erheben personenbezogene Daten ausschliesslich für Rekrutierungs- und Einstellungszwecke. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten wie folgt:

• um Ihre Bewerbung für die Position zu berücksichtigen, auf die Sie sich beworben haben;
• um Ihre Bewerbung im Hinblick auf andere Positionen zu prüfen;
• um mit Ihnen bezüglich des Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses zu kommunizieren;
• um Ihre Kompetenzen, Qualifikationen und Ihren beruflichen Hintergrund für eine spezifische Position zu beurteilen;
• um anonymisierte Informationen zu Diversität und Inklusion auszuwerten, um Empfehlungen für Verbesserungen sowie Best Practices des Einstellungsprozesses abzuleiten.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt mit Ihrer Einwilligung während des Bewerbungs-, Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses, insbesondere zur Vorbereitung eines möglichen Arbeitsverhältnisses mit uns. 

Wir stützen uns zudem auf unser berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Rekrutierung und Einstellung von Mitarbeitenden für unsere Geschäftstätigkeit.

Die Besetzung von Positionen in besonders sensiblen Bereichen kann weitergehende Hintergrundprüfungen erfordern. Unsere Hintergrundprüfungen erfolgen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften. Kopien Ihrer Strafregisterauszüge sowie gegebenenfalls Ihrer Auszüge aus dem Schuldnerverzeichnis werden entsprechend geprüft und im Land der Stelle gespeichert, auf die Sie sich beworben haben.

Wenn Sie auf Einladung Mitglied eines unserer Talentpools werden, haben Sie die Möglichkeit, die von Ihnen eingegebenen Daten, einschliesslich aller Bewerbungen, für alle Mitglieder des jeweiligen Recruiting-Teams im betreffenden Land sowie gegebenenfalls in der Region sichtbar zu machen. Als Mitglied des Talentpools willigen Sie ein, von uns über interessante offene Stellen und relevante Veranstaltungen informiert zu werden.

Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten weiterverarbeiten, wenn wir mit öffentlichen oder staatlichen Behörden, Gerichten oder Aufsichtsbehörden im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen zusammenarbeiten. Dies umfasst die Verarbeitung oder Offenlegung personenbezogener Daten, soweit dies erforderlich ist, um unsere Rechte zu schützen oder unserem berechtigten Interesse am Schutz vor Missbrauch unseres Karriereportals oder Bewerbungsprozesses nachzukommen. Dies kann insbesondere erforderlich sein, um persönliches Eigentum oder die Sicherheit zu schützen, Rechtsmittel wahrzunehmen oder Schäden zu begrenzen, gerichtlichen Verfahren, gerichtlichen Anordnungen oder rechtlichen Prozessen nachzukommen, rechtmässige Anfragen zu beantworten oder Prüfungs- und Auditpflichten zu erfüllen.

5. Speicherung und Weitergabe personenbezogener Daten

Nur die an der Einstellungsentscheidung beteiligten Personen (z. B. Vorgesetzte und Mitarbeitende der Personalabteilung) haben zu den in Abschnitt 4 genannten Zwecken Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, einschliesslich Ihres vollständigen Bewerberprofils und Ihrer Unterlagen. In diesem Zusammenhang können Ihre Daten an Personen weitergegeben werden, die am Einstellungsprozess beteiligt sind und einer anderen Rechtseinheit innerhalb unserer Unternehmensgruppe angehören als derjenigen, bei der Sie sich beworben haben.

Bei erfolgreicher Bewerbung werden Ihre Daten aus unserem Bewerbungssystem an unsere HR-Administrationssysteme übermittelt. Dabei kann es vorkommen, dass Ihre Daten an eine andere Rechtseinheit innerhalb unserer Unternehmensgruppe übertragen und anschliessend als Mitarbeiterdaten verarbeitet werden. Ein Austausch Ihrer personenbezogenen Daten mit anderen Rechtseinheiten findet insbesondere statt, um den Arbeitsvertrag zu erfüllen und aufgrund unseres berechtigten Interesses an der effizienten Organisation interner Arbeitsabläufe.

Wir können die personenbezogenen Daten, die wir erheben und erhalten, weiter speichern und auf Basis des Need-to-know-Prinzips mit den folgenden Parteien teilen:

1. andere Gesellschaften der Avaloq Gruppe (eine Liste der Gesellschaften und Standorte finden Sie hier), NEC (eine Liste der Gesellschaften und Standorte der NEC Gruppe finden Sie hier) oder deren Vertreter;
2. Drittanbieter, die Dienstleistungen für uns erbringen (siehe Anlage 1 «Unterauftragsverarbeiter»);
3. zuständige Behörden oder andere Dritte, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder vernünftigerweise notwendig ist, um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von uns oder anderen zu schützen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten zudem auf Basis des Need-to-know-Prinzips weitergeben, wenn wir unser Unternehmen oder einen Teil unseres Unternehmens oder unserer Vermögenswerte ganz oder teilweise veräussern oder übertragen. Im Falle einer solchen Veräusserung oder Übertragung werden wir angemessene Anstrengungen unternehmen, den Erwerber anzuweisen, Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit geltendem Recht und dieser Datenschutzerklärung zu verarbeiten.

Wir verkaufen, vermieten oder handeln nicht mit Ihren personenbezogenen Daten.

6. Übertragung von Daten ausserhalb des EWR

Die personenbezogenen Daten, die wir über das Online-Karriereportal erheben oder verarbeiten, werden hauptsächlich in Deutschland gespeichert.

Einige der Empfänger, mit denen wir Ihre personenbezogenen Daten teilen, können sich in anderen Ländern befinden als demjenigen, in dem Ihre personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben wurden. Die Gesetze in diesen Ländern bieten möglicherweise nicht dasselbe Datenschutzniveau wie das Land, in dem Sie Ihre Daten ursprünglich zur Verfügung gestellt haben. Personenbezogene Daten können unter anderem nach Singapur, in die Philippinen, nach Indien, Japan, Hongkong und in die USA übermittelt werden.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger in anderen Ländern übermitteln, schützen wir diese wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben und im Einklang mit geltendem Recht, beispielsweise durch den Abschluss der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission für die Übermittlung personenbezogener Daten an Auftragsverarbeiter ausserhalb der Schweiz, des Vereinigten Königreichs und des EWR und/oder durch andere gleichwertige lokale Übermittlungsmechanismen.

7. Links

Unser Online-Karriereportal kann Links zu anderen Websites enthalten. Wir sind nicht verantwortlich für deren Inhalte oder Datenschutzpraktiken. Bitte beachten Sie beim Verlassen unseres Online-Karriereportals, dass Sie die Datenschutzhinweise jeder anderen Website lesen, die personenbezogene Daten erhebt. Ihre Datenschutz- und Privatsphärerechte auf Websites Dritter unterliegen den jeweiligen Datenschutzbestimmungen dieser Anbieter.

8. Schutz von personenbezogenen Daten

Um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, setzen wir im Rahmen unseres Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses eine Vielzahl technischer und organisatorischer Sicherheitsmassnahmen ein, darunter moderne Verschlüsselungsverfahren. Ihre personenbezogenen Daten werden über eine gesicherte Verbindung übertragen, mit zeitgemässen Verschlüsselungsmethoden geschützt und innerhalb gesicherter Netzwerke gespeichert. Der Zugriff auf diese Daten ist auf eine begrenzte Anzahl von Personen beschränkt, die über besondere Zugriffsrechte verfügen. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf Personen, die diese aufgrund einer geschäftlichen Notwendigkeit benötigen. Alle Personen, die Ihre Daten verarbeiten, handeln ausschliesslich im Rahmen ihrer Berechtigung und unterliegen der Vertraulichkeitspflicht.

Darüber hinaus setzen wir angemessene organisatorische, physische und technische Sicherheitsmassnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter, unrechtmässiger oder unbefugter Zerstörung, Veränderung, Offenlegung, Nutzung oder vor Verlust und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem physische Zugangskontrollen, die verhindern, dass unbefugte Personen Zugang zu Systemen erhalten, in denen personenbezogene Daten verarbeitet oder gespeichert werden. Wir haben technische und organisatorische Massnahmen implementiert, um sicherzustellen, dass Datenverarbeitungssysteme nicht von unbefugten Personen genutzt werden können und dass autorisierte Nutzer nur auf jene Daten zugreifen können, für die sie eine entsprechende Berechtigung besitzen. Ausserdem stellen wir sicher, dass personenbezogene Daten während der Verarbeitung, Nutzung und Speicherung nicht ohne Berechtigung gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Wenn möglich, pseudonymisieren wir personenbezogene Daten. Das bedeutet, dass diese so verarbeitet werden, dass sie ohne zusätzliche, gesondert aufbewahrte Informationen einer betroffenen Person nicht mehr zugeordnet werden können. Diese zusätzlichen Informationen unterliegen angemessenen technischen und organisatorischen Schutzmassnahmen. Zur Gewährleistung der Transport- und Übertragungskontrolle setzen wir verschiedene Massnahmen ein, die sicherstellen, dass personenbezogene Daten während der elektronischen Übermittlung oder beim Transport bzw. bei der Speicherung auf Datenträgern nicht von unbefugten Personen gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Zudem muss nachvollziehbar sein, an welche Empfänger personenbezogene Daten übermittelt werden sollen. Dies erfolgt beispielsweise durch den Einsatz von VPN, die Protokollierung von Zugriffen und Abrufen sowie die Bereitstellung verschlüsselter Verbindungen. Wir stellen ferner sicher, dass personenbezogene Daten vor unbeabsichtigter Zerstörung oder Verlust geschützt sind (z. B. Brandschutz, Datensicherung, sichere Aufbewahrung von Datenträgern, Virenschutz, RAID-Systeme, Plattenspiegelung) und dass unsere Systeme in der Lage sind, die Verfügbarkeit und den Zugriff auf personenbezogene Daten im Falle eines physischen oder technischen Vorfalls rasch wiederherzustellen. Aufgrund der offenen Natur des Internets können wir jedoch nicht garantieren, dass die Kommunikation zwischen Ihnen und uns oder die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten absolut sicher sind. Wir werden Sie gemäss geltendem Recht über jede Datenschutzverletzung informieren, die voraussichtlich negative Folgen für Ihre Privatsphäre haben könnte.

9. Wie lange wir personenbezogene Daten speichern

Der Bewerbungs-, Rekrutierungs- und Einstellungsprozess kann von uns oder von Ihnen jederzeit abgebrochen werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb von sechs (6) Monaten nach Besetzung der Stelle, auf die Sie sich beworben haben, vollständig und dauerhaft gelöscht, sofern Sie nicht einer längeren Aufbewahrungsfrist zugestimmt haben.

Falls Sie einer längeren Aufbewahrungsfrist zugestimmt haben, werden Ihre Daten innerhalb von vierundzwanzig (24) Monaten nach der Übermittlung Ihrer Daten vollständig und dauerhaft gelöscht.  

Die personenbezogenen Daten von eingestellten Bewerbenden werden innerhalb von zwölf (12) Monaten nach Besetzung der Stelle vollständig und dauerhaft gelöscht. 

Alternativ können Sie die Login-Seite besuchen und Ihr Profil (im Untermenü «Einstellungen») löschen oder eine Löschanfrage an  dataprotection@avaloq.com senden. Ihre Daten werden gemäss unserer Löschpraxis gelöscht. Alle personenbezogenen Daten in unserem Online-Karriereportal werden unverzüglich gelöscht. Im Zuge der Löschung werden Ihre Daten anonymisiert und unidentifizierbar gemacht.

Personenbezogene Daten, die wir aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen, werden in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen und -bestimmungen gespeichert.

10. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• das Recht, in angemessenen Abständen und unentgeltlich darüber informiert zu werden, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, sowie das Recht, die verarbeiteten personenbezogenen Daten in verständlicher Form zu erhalten;
• das Recht, Ihre personenbezogenen Daten berichtigen, sperren oder löschen zu lassen, wenn diese fehlerhaft, unvollständig, unzutreffend, irrelevant oder veraltet sind oder unrechtmässig verarbeitet werden;
• das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen;
• das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies möglich ist, an einen anderen Datenverantwortlichen zu übertragen;
• das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus berechtigtem Grund zu widersprechen;
• das Recht auf Datenübertragbarkeit;
• das Recht auf Beschwerde; und
• das Recht auf Schadenersatz.

Wenn Sie diese Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die nachstehend aufgeführten Kontaktmöglichkeiten. Wir können Sie gegebenenfalls um die Vorlage Ihrer Identitätskarte oder eines anderen Identitätsnachweises bitten. Wir werden Ihrer Anfrage innerhalb der geltenden gesetzlichen Frist nachkommen.

11. Wie Sie uns kontaktieren

Wenn Sie Anmerkungen oder Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, Ihre personenbezogenen Daten aktualisieren oder Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie bitte unsere Datenschutzbeauftragten unter dataprotection@avaloq.com.

12. Kinder

Avaloq ist sich bewusst, wie wichtig der Schutz der Privatsphäre von Kindern ist, insbesondere in einer Online-Umgebung. Unsere Website ist nicht absichtlich für Kinder unter 13  Jahren ausgelegt oder an diese gerichtet. Avaloq sammelt oder speichert niemals wissentlich Informationen über Personen unter 13  Jahren.

13. Bewerbende aus Kalifornien

Wenn Sie Ihren Wohnsitz in Kalifornien haben, lesen Sie bitte zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung das California Addendum, um zu erfahren, wie Avaloq Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.